siklus pengeluaran & siklus produksi

Assalamualaikum berikut beberapa penjelasan terkait siklus pengeluaran dan siklus produksi

1.      Sebutkan prosedur pengendalian dalam operasi transaksi siklus pengeluaran.!

Ada beberapa risiko kelemahan yang biasanya ada dalam siklus pengeluaran ini. Oleh karena itu perlu dicarikan upaya pengendalian untuk menghindari terjadinya praktek error atau fraud, maupun perlakuan audit untuk mendeteksi apakah praktek error atau fraud terjadi dalam siklus tersebut.

Berikut beberapa risiko kelemahan yang biasanya ada dalam siklus pengeluaran dan upaya untuk mengatasinya adalah sebagai berikut.

1. Kehabisan dan/atau kelebihan persediaan. Pengelolaan persediaan yang kurang baik dapat mengakibatkan kehabisan atau kelebihan persediaan. Perusahaan yang sudah dapat mengelola persediaannya dengan baik, seharusnya benar-benar dapat menentukan waktu yang tepat untuk membeli barang, agar tidak terjadi kehabisan atau kekurangan. Kehabisan persediaan dapat menimbulkan hilangnya potensi penjualan. Sementara kelebihan persediaan dapat meningkatkan biaya penyimpanan barang. Dari gambaran tersebut dapat ditarik kesimpulan bahwa titik pengendalian utama yang harus dilakukan adalah pengendalian terhadap persediaan barang. Untuk perusahaan yang sudah mengaplikasikan sistem informasi berbasis komputer, tentunya data persediaan ini juga tersedia dalam data elektronik. Ketersediaan data elektronik ini sangat membantu untuk mengetahui ketersediaan barang di gudang, namun harus tetap diimbangi dengan pengecekan fisik secara langsung.

 2. Membeli barang dengan harga yang terlalu tinggi. Untuk mendatangkan barang-barang persediaan dari pemasok, biasanya perusahaan sudah mengadakan perjanjian di awal tentang harga jual barang dengan pemasok. Namun, pada prakteknya tidak tertutup kemungkinan terjadi perubahan harga karena beberapa hal. Perubahan harga ini mengakibatkan perusahaan salah mengidentifikasi biaya produksi, yang dampak selanjutnya dapat mengurangi potensi pendapatan perusahaan dari penjualan produknya. Untuk itu, perusahaan harus memiliki daftar harga barang yang update dari pemasok. Sehingga pesanan pembelian harus ditinjau ulang secara periodik untuk memastikan bahwa pembelian barang benar-benar dapat dikendalikan. Pengendalian pembelian juga berguna untuk mengendalikan biaya. Biaya yang sesungguhnya harus dibandingkan secara rutin dengan nilai pembelian yang diperbolehkan dalam anggaran.

3. Membeli barang berkualitas rendah. Dalam prinsip ekonomi, seseorang akan berusaha mengejar kualitas barang tertinggi dengan harga yang rendah. Namun, dalam prakteknya semakin murah harga, mengakibatkan kualitas yang lebih rendah pula. Biaya pembuangan dan pengerjaan ulang akibat kualitas barang yang rendah, sering kali mengakibatkan total biaya produksi yang lebih tinggi, daripada jika membeli bahan baku yang berkualitas lebih tinggi dan lebih mahal dari semula. Membuat daftar pemasok yang disetujui karena dikenal dapat memberikan barang dengan kualitas yang dapat diterima akan dapat membantu mencapai tujuan ini. Pesanan pembelian harus ditinjau ulang secara periodik untuk memastikan bahwa hanya para pemasok yang disetujui inilah yang digunakan.

4. Pembelian dari pemasok yang tidak diotorisasi. Terkadang untuk membeli barang tertentu yang jarang dan nilainya tidak terlalu besar, perusahaan terpaksa untuk mendatangkan barang dari pemasok yang belum diotorisasi. Akibatnya mungkin ada beberapa permasalahan yang dapat terjadi seperti misalnya kualitas dan harga tidak sesuai yang diharapkan, terjadi masalah hukum, dan masalah lainnya.

5. Kickback. Kickback adalah pemberian hadiah dari pemasok untuk petugas bagian pembelian dengan tujuan mempengaruhi pilihan. Kickback dapat mengakibatkan pembelian barang dengan harga yang dinaikkan untuk barang yang kualitasnya rendah. Guna mencegah terjadinya kickback, perusahaan harus melarang para petugas bagian pembelian untuk menerima hadiah dari pemasok yang ada. Pada prakteknya kickback sulit dicegah, peran audit dalam mengendalikan risiko ini sangat besar untuk memastikan risiko ini tidak terjadi di perusahaan.

6. Menerima dan/atau membayar barang yang tidak dipesan. Sebenarnya pada perusahaan yang sudah mengelola siklus pembeliannya dengan baik, kemungkinan praktek ini kecil sekali untuk terjadi, namun mungkin saja dapat terjadi. Menerima kiriman barang yang tidak dipesan mengakibatkan kenaikan biaya pembelian maupun penyimpanan. Untuk menghindari risiko ini bagian penerimaan dan pembayaran barang harus mendapatkan akses terhadap data pemesanan barang, agar pengecekan dapat dilakukan secara langsung.

 7. Kesalahan menghitung barang yang diterima. Untuk mendorong petugas penerimaan untuk secara akurat menghitung kiriman, beberapa perusahaan mendesain sistem pemrosesan permintaan agar para petugas bagian penerimaan tidak mengetahui jumlah barang yang dipesan. Akan tetapi, petugas penerimaan masih dapat mengetahui jumlah barang yang seharusnya dari slip pengepakan setiap pesanan. Akibatnya terdapat godaan untuk hanya melakukan perbandingan cepat atas jumlah yang diterima dengan jumlah yang ditunjukkan dalam slip pengepakan. Oleh karena itu, perusahaan harus dengan jelas mengomunikasikan kepada petugas penerimaan atas pentingnya perhitungan yang hati-hati dan akurat atas semua kiriman. Beberapa perusahaan juga memberikan bonus bagi petugas penerimaan untuk menangkap penyimpangan antara slip pengepakan dengan jumlah yang sebenarnya diterima.

8. Pencurian persediaan. Beberapa prosedur pengendalian dapat digunakan untuk menjaga persediaan dari kehilangan, di antaranya adalah: a. persediaan disimpan di tempat yang aman dengan akses yang terbatas; b. semua perpindahan barang yang terjadi harus didokumentasikan; c. perhitungan fisik secara periodik terhadap persediaan di gudang.

 9. Kesalahan mencatat dan memasukkan data utang. Kesalahan dalam pencatatan dan memasukkan pembayaran ke pemasok dapat mengakibatkan kesalahan tambahan dalam laporan keuangan serta kinerja, dan kemudian dapat mengakibatkan kesalahan pengambilan keputusan yang kurang baik. Pengendalian yang dapat dilakukan adalah membandingkan perbedaan dalam saldo rekening pemasok sebelum dan setelah pemrosesan cek dengan jumlah total faktur yang diproses. Total semua saldo rekening pemasok juga harus direkonsiliasikan secara periodik dengan jumlah akun pengendali utang usaha dalam buku besar. jumlah total faktur yang diproses. Total semua saldo rekening pemasok juga harus direkonsiliasikan secara periodik dengan jumlah akun pengendali utang usaha dalam buku besar.

10. Penyalahgunaan kas atau cek. Pengeluaran yang merupakan penipuan, terutama dikeluarkannya cek ke pemasok fiktif adalah jenis umum penipuan dalam proses ini.

Oleh karena kas adalah aset yang paling mudah untuk dicuri, akses ke kas dan cek kosong harus dibatasi. Cek harus diberi nomor urut dan secara periodik dihitung oleh petugas kasir. Pemisahan tugas yang memadai dapat secara signifikan mengurangi risiko ancaman ini. Guna memastikan cek dikirim ke penerima yang dimaksud, kasir harus mengirim cek-cek yang sudah ditandatangani, bukan menyerahkannya ke bagian utang usaha. Cara lain yang dapat dilakukan adalah orang-orang yang tidak terlibat dalam pemrosesan bak baik penagihan kas maupun pengeluaran harus merekonsiliasi semua rekening bank.

2.      Sebutkan dan jelaskan aktivitas  dalam siklus pengeluaran.!

Tiga aktivitas utama dalam siklus pengeluaran adalah sebagai berikut.

 1. Pemesanan Barang Keputusan penting yang dibuat dalam aktivitas pemesanan barang ini adalah untuk mengidentifikasi apa, kapan, dan berapa banyak barang yang dibeli, termasuk juga mengidentifikasi dari pemasok mana barang akan dibeli.

Metode pengendalian persediaan: a. Economic Order Quantity (EOQ). b. Material Requirements Planning (MRP). c. Just In Time (JIT).

 2. Penerimaan dan Penyimpanan Barang Dalam aktivitas penerimaan barang, pemasok mengirimkan barang kepada fungsi bisnis di perusahaan yang bertugas menerima pasokan barang yang dikirimkan. Di samping itu, biasanya juga ada bagian penyimpanan barang yang bertanggung jawab atas penyimpanan barang-barang tersebut.

3. Pembayaran Dalam aktivitas pembayaran ini ada dua pekerjaan utama, yaitu sebagai berikut. a. Mengecek tagihan dari pemasok. b. Membayar tagihan kepada pemasok.

3.      Sebutkan dan jelaskan aktivias dan Dokumen siklus produksi.!

Empat aktivitas utama dalam siklus produksi adalah sebagai berikut.

a. Desain produk.

Tujuan aktivitas ini adalah mendesain sebuah produk yang memenuhi permintaan dalam hal kualitas, ketahanan, dan fungsi dari produk yang akan dihasilkan, juga secara simultan untuk meminimalisasi biaya produksi. Beberapa kriteria ini saling bertentangan satu sama lain, hingga membuat desain produk merupakan tugas yang menantang.

b. Perencanaan dan penjadwalan produksi.

Tujuan aktivitas perencanaan dan penjadwalan adalah agar pengembangan rencana produksi yang cukup efisien untuk memenuhi pesanan yang ada dan mengantisipasi permintaan jangka pendek tanpa menimbulkan kelebihan persediaan barang jadi. 2 (dua) metode perencanaan produksi yang biasanya digunakan adalah perencanaan sumber daya produksi (MRP) dan metode produksi Just In Time (JIT). Dalam penjadwalan produksi akan dispesifikasi seberapa produk akan diproduksi selama periode yang sudah direncanakan dan kapan proses produksi tersebut harus dilakukan.

c. Operasi produksi.

Aktivitas operasi produksi ini biasanya sangat spesifik, karena satu perusahaan dengan perusahaan lainnya pasti akan berbeda. Hal ini diakibatkan oleh beberapa faktor seperti budaya kerja perusahaan, penggunaan teknologi dalam proses produksi, kemampuan tenaga kerja, maupun faktor lainnya. Pemanfaatan teknologi informasi dalam proses produksi, seperti mesin dan robot yang dikendalikan oleh komputer dapat secara signifikan mengurangi proses maupun biaya produksi.

d. Akuntansi biaya.

Tiga tujuan utama dari sistem akuntansi biaya adalah sebagai berikut.

1. Memberikan informasi biaya yang berkaitan dengan proses perencanaan, pengendalian, dan evaluasi kinerja operasi produksi. Untuk mencapai tujuan ini, sistem informasi akuntansi harus didesain untuk mengumpulkan data real time mengenai kinerja aktivitas produksi, agar pihak manajemen dapat membuat keputusan yang tepat pada waktunya.

2. Memberikan data biaya yang akurat mengenai produk untuk digunakan dalam menetapkan harga serta keputusan bauran produk.

3. Mengumpulkan dan memproses informasi yang digunakan untuk menghitung persediaan serta harga pokok penjualan yang muncul di laporan keuangan perusahaan. Untuk mencapai tujuan kedua dan ketiga, sistem informasi akuntansi harus dapat mengumpulkan biaya berdasarkan berbagai kategori dan kemudian membebankan biaya-biaya tersebut ke produk tertentu dan unit organisasional tertentu.

Dokumen yang digunakan dalam aktivitas perencanaan dan penjadwalan produksi adalah:

1.    Jadwal produksi (master production schedule). Dokumen ini menetapkan jumlah unit produk yang harus dibuat dalan satu putaran produksi, dan waktu pelaksanaan aktivitas produksi.

2.    Order produksi (production order) . Dokumen ini merupakan perintah untuk membuat sejumlah produk sesuai dengan spesifikasi yang diminta. Dokumen ini juga berisi daftar kegiatan yang perlu dilakukan, kuantitas yang diproduksi, dan lokasi pengiriman produk apabila produk tersebut telah selesai dibuat.

3.    Bukti permintaan bahan baku (material requisition). Dokumen ini digunakan untuk meminta bahan baku ke gudang ketika aktivitas produksi dimulai. Dokumen ini berisi informasi berupa nomor order, tanggal dikeluarkan, kode bahan baku, dan kuantitas bahan baku. Dalam sistem akutansi biaya, dokumen ini digunakan sebagai dasar untuk mencatat konsumsi bahan baku oleh pabrik.

4.        Kartu perpindahan, yang berisi bagian2 yang dipindahkan, lokasi perpindahan, serta waktu perpindahan

5.      Bagaimana para akuntan dapat terlibat dalam perancangan produk ?

Memastikan bahwa SIA mengumpulkan dan melaporkan biaya secara konsisten dengan teknik perencanaan produksi perusahaan. Lebih jelasnya berikut keterlibatan akuntan dalam perancangan produk

a.    Desain produk.

Peran akuntan dalam aktivitas ini, diperlukan untuk memberikan informasi, yang menunjukkan bagaimana berbagai desain dapat mempengaruhi biaya produksi dan tingkat laba. Informasi lainnya yang juga bisa dihasilkan adalah tentang penggunaan bahan baku dalam berbagai produk dan proyeksi biaya penggunaan komponen alternatif. Dengan cara pengolahan data yang hampir sama, berbagai aspek kompleksitas produk, seperti jumlah komponen yang berbeda dan cara perakitan, dapat secara signifikan mempengaruhi waktu dan biaya produksi.

b.      Perencanaan dan penjadwalan produksi.

Peran akuntan dalam aktivitas ini dapat membantu perusahaan untuk memilih antara metode MRP atau JIT untuk melihat metode manakah yang lebih tepat untuk perencanaan dan penjadwalan produksi perusahaan. Apabila permintaan produk perusahaan dapat diprediksi dan produk yang diproduksi memiliki siklus produksi yang panjang, maka pendekatan MRP dapat digunakan. Sebaliknya apabila produk perusahaan dikarakterisasikan dengan siklus hidup yang pendek, tingkat permintaan dari pelanggan yang tidak dapat diprediksi, serta berdasarkan pengalaman sering terjadi kelebihan persediaan maka metode JIT yang sebaiknya digunakan.

6.      Jelaskan prosedur siklus produksi.!

Yang dilakukan dalam siklus produksi adalah sebagai berikut.

a. Aktivitas dalam siklus produksi dimulai dari mendesain produk yang nantinya akan diproduksi.

b. Pengecekan ketersediaan bahan baku yang diperlukan untuk proses produksi.

c. Memperhitungkan anggaran produksi. Anggaran produksi diperlukan untuk memperkirakan besar biaya produksi yang mungkin akan dikeluarkan selama proses produksi

d. Persiapan produksi. Beberapa hal yang dibicarakan misalnya menyangkut siapa saja yang akan terlibat dalam proses produksi, tahapan proses produksi yang akan dilakukan, dan bagaimana kerja sama yang akan dilakukan antarsetiap subunit produksi

 e. Penjadwalan proses produksi.  Beberapa hal yang dibahas menyangkut kapan produksi akan dimulai, kapan proses produksi akan berakhir, apakah diperlukan jam kerja tambahan (jam kerja lembur), dan beberapa aspek lainnya yang berhubungan dengan waktu pengerjaan sebuah produk

f. Pemindahan bahan baku dari gudang ke tempat produksi.

g. Selama proses produksi, semua pengeluaran produksi dihitung, dan setelah proses produksi selesai dilakukan, semua komponen biaya itu dikalkulasikan.

h. Setelah proses produksi selesai dilakukan dan besar biaya produksi sudah selesai dihitung, tahapan selanjutnya adalah menyerahkan barang hasil produksi ke departemen penjualan.